TARAKAN - Tumpukan dokumen kepemiluan yang tersimpan dalam bentuk fisik tidak hanya menjadi catatan perjalanan pengawasan pemilu, tetapi juga menjadi dokumen penting yang sewaktu-waktu harus kembali dibuka. Karena itu, Badan Pengawas Pemilu (Bawaslu) Kota Tarakan mulai memperkuat sistem penyimpanan arsip dengan mengalihkan sejumlah dokumen penting ke dalam bentuk digital.
Langkah tersebut dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan maupun kehilangan dokumen sekaligus mempercepat proses pencarian arsip ketika dibutuhkan. Digitalisasi menjadi penting mengingat dokumen kepemiluan memiliki nilai administrasi dan informasi yang harus tetap terjaga meski tahapan pemilu telah selesai.
Penanggung Jawab Kearsipan Bawaslu Kota Tarakan, Risa Winanda mengatakan, pengelolaan arsip tidak cukup hanya dengan menyimpan dokumen secara fisik. Setiap berkas perlu ditata dan didokumentasikan secara sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan mudah.
“Digitalisasi ini kami lakukan untuk memastikan dokumen-dokumen penting tetap terjaga dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Dengan arsip yang tersusun secara sistematis dalam bentuk fisik maupun digital, proses pencarian dan pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efektif,” ujarnya, Minggu (30/8).
Menurutnya, proses digitalisasi juga membutuhkan ketelitian. Dokumen yang akan disimpan secara digital terlebih dahulu diperiksa, diidentifikasi, kemudian dikelompokkan sesuai jenis dan keterkaitannya.
Hal ini dilakukan agar arsip digital tidak sekadar menjadi kumpulan hasil pemindaian, tetapi memiliki sistem penyimpanan yang jelas. Dengan penataan tersebut, petugas dapat mengetahui jenis dan isi dokumen tanpa harus kembali membongkar seluruh arsip fisik.
“Pengelolaan arsip membutuhkan ketelitian, karena setiap dokumen harus diidentifikasi dan dikelompokkan sesuai jenis serta keterkaitannya. Kami berharap kegiatan ini dapat dilakukan secara rutin sehingga seluruh arsip penting di Bawaslu Kota Tarakan dapat terdokumentasi dengan baik,” tambahnya.
Sejumlah dokumen yang diproses berkaitan dengan pemetaan potensi kerawanan tempat pemungutan suara (TPS). Untuk wilayah Tarakan Timur, arsip yang ditata mencakup Formulir TPS Rawan di Kelurahan Mamburungan, Mamburungan Timur, Kampung Empat, Kampung Enam, Gunung Lingkas, Lingkas Ujung, dan Pantai Amal.
Sementara untuk Tarakan Tengah, dokumen yang dipindai mencakup Formulir TPS Rawan di Kelurahan Kampung Satu, Pamusian, Selumit, Selumit Pantai, dan Sebengkok. "Arsip tersebut menjadi bagian dari dokumentasi pengawasan yang menggambarkan pemetaan potensi kerawanan di sejumlah wilayah Kota Tarakan. Keberadaannya dinilai penting sebagai bahan administrasi dan referensi kelembagaan," jelasnya.
Selain dokumen pemetaan kerawanan TPS, Bawaslu Tarakan juga mengamankan arsip administrasi kepartaian. Di antaranya Berita Acara Penelitian Administrasi Keanggotaan Partai Politik Calon Peserta Pemilu Tingkat Kota Tarakan sebanyak dua lembar serta dua lembar surat pengantar dari Komisi Pemilihan Umum (KPU).
Dokumen penelitian administrasi keanggotaan sejumlah partai politik juga masuk dalam proses digitalisasi. Berkas tersebut antara lain milik Partai Hanura, Berkarya, Gerindra, Partai Bulan Bintang (PBB), Partai Keadilan dan Persatuan Indonesia (PKPI), Demokrat, Partai Kebangkitan Bangsa (PKB), Partai Solidaritas Indonesia (PSI), Partai Persatuan Pembangunan (PPP), Partai Amanat Nasional (PAN), Partai Keadilan Sejahtera (PKS), dan Golkar.
"Kami menargetkan penataan arsip dilakukan secara bertahap sehingga semakin banyak dokumen kepemiluan yang memiliki salinan digital. Dengan begitu, risiko kehilangan dokumen dapat ditekan dan akses terhadap arsip kelembagaan menjadi lebih cepat," tuturnya.
“Arsip bukan hanya untuk disimpan, tetapi harus bisa ditemukan dan digunakan ketika dibutuhkan. Karena itu, penataan dan digitalisasi ini perlu dilakukan secara berkelanjutan,” pungkasnya. (zac/jnr)
Editor : Januriansyah RT