SINTAG  pada Diskominfo Tana Tidung Menuju Tana Tidung Digital

Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Tana Tidung merupakan unsur pelaksana pemerintahan bidang komunikasi dan informatika, statistik, persandian dan kehumasan. Salah satu  tugas pokok Diskominfo adalah pengelolaan e-government di lingkup pemerintah daerah.

Pelayanan publik di era Revolusi Industri 4.0 dihadapkan pada kebutuhan masyarakat terhadap layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang semakin tinggi. Digitalisasi pelayanan publik menjadi sangat penting.  Administrasi digital mengacu pada penggunaan teknologi dan alat digital untuk mengelola dan memproses informasi administratif.

 Ini melibatkan penggunaan perangkat lunak, sistem komputer, internet, dan alat-alat elektronik lainnya untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam proses administrasi.

 Keuntungan administrasi digital meliputi efisiensi, kecepatan, akurasi, dan penghematan biaya. Ini juga memungkinkan akses yang mudah ke informasi yang diperlukan dan memfasilitasi kerja tim yang lebih baik.

Namun, perlu diingat bahwa keamanan data dan privasi juga menjadi faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam administrasi digital. Sesuai dengan Perpres Nomor 95 / 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). SPBE diperlukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, akuntabel, serta berkualitas dan terpercaya.

Dalam penataan tata laksana, penerapan SPBE diharapkan dapat meningkatkan penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi dalam proses managemen pemerintah.

Tidak hanya dalam pemberian pelayanan publik kepada masyarakat, namun juga tata kelola internal di dalam pemerintahan daerah agar efektif, dan efisien, sehingga kinerja pemerintahan meningkat.

Dalam Permenpan RB Nomor 26 Tahun 2020, penerapan SPBE juga diukur dalam beberapa indikator. Beberapa diantaranya seperti: apakah dalam kementerian/ lembaga/ pemerintah telah menerapkan manajemen layanan SPBE, menerapkan layanan kepegawaian berbasis elektronik, menerapkan layanan kearsipan berbasis elektronik, dan menerapkan layanan publik berbasis elektronik. Keseluruhan indikator ini harus terpenuhi, karena memberi pengaruh besar dalam pencapaian reformasi birokrasi pada kementerian/ lembaga/ pemerintah tersebut.

Dengan mempertimbangkan keterkaitan fungsi Diskominfo Tana Tidung dengan misi Kabupaten Tana Tidung dimana arah kebijakannya “Pembangunan kawasan pemerintahan, penguatan tata kelola kelembagaan dan sistem pemerintahan dengan perangkat digital dan digitalisasi birokrasi” dan pentingnya pembahasan di atas, maka penulis selaku Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika berkepentingan mengangkat judul Rancangan Proyek Perubahan dengan judul “Sistem Informasi Terintegrasi Pelayanan, Umum Dan Kepegawaian pada Dinas Komunikasi dan Informatika Menuju Tana Tidung Digital”.

Sejalan dengan yang terjadi di lingkungan kerja kami bagaimana sulitnya kepala dinas dalam memonitoring anggaran perjalanan dinas, dalam mendelegasikan tugas pemenuhan layanan kegiatan dan acara yang dilaksanakan kepala daerah dalam semua kegiatan yang diempu oleh Diskominfo antara lain kegiatan dokumentasi di setiap acara atau kegiatan yang dihadiri oleh kepala dinas, kegiatan yang dilakukan oleh OPD  yang ada, serta seluruh kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah daerah kelembagaan dan organisasi kemasyarakatan. Serta memudahkan pimpinan Diskominfo progres kegiatan yang telah dilakukan secara cepat dan akurat.

Tujuan sistem administrasi kesekretariatan Diskominfo menuju Tana Tidung digital adalah meningkatkan efisiensi, kecepatan, akurasi, dan produktivitas dalam proses administrasi dengan memanfaatkan teknologi dan alat digital. Beberapa tujuan khusus dari administrasi digital antara lain:

1. Tersedianya SOP pelayanan pada Diskominfo Tana Tidung.

2. Tersedianya aplikasi sistem informasi terintegrasi pelayanan, umum dan kepegawaian   pada Diskominfo.

3. Termanfaatnya SINTAG ( fitur buku tamu digital dan e-office) pada Diskominfo dan DISPRIDAGKOP Kabupaten Tana Tidung.

1) Tersedianya peraturan daerah tentang penggunaan aplikasi SINTAG pada OPD.

2) Termanfaatkannya SINTAG ( fitur buku tamu digital dan e-office) pada OPD Lingkungan Hidup (LH) dan Dinsos-PMD.

1) Tersedianya aplikasi surat perintah perjalanan dinas (SPPD) secara elektronik.

2) Termanfaatkannya SINTAG ( fitur buku tamu digital dan e-office) pada OPD ada.

Manfaat Internal Bagi OPD dan Instansi

Adapun manfaat dari aktualisasi aksi perubahan ini adalah.

a) Meningkatkan kinerja dan pelayanan publik di Diskominfo dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.

b) Menekan inefisiensi dalam tata kelola administrasi pemerintahan dan pelayanan publik.

c) Memberikan masukan kepada pimpinan terkait kondisi dan kegiatan proyek perubahan sebagai dasar pertimbangan dalam mengambil keputusan strategis lainnya.

Manfaat Untuk Penulis

a) Meningkatkan tantangan kinerja pelaksanaan tupoksi.

b) Memacu motivasi menjadi pelopor perubahan yang inovatif bagi OPD lain.

c) Meningkatkan kemampuan managerial dalam merintis digitalisasi birokrasi.

d) Meningkatkan pemahaman sistem pendukung keputusan bagi pimpinan.

Manfaat untuk Masyarakat

1. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

2. Memberikan kepuasan dan tranparansi pelayanan publik.

Manfaat Untuk Stakeholder

a. Memberikan informasi yang komprehensif terkait percepatan digitalisasi birokrasi.

b. Meningkatkan kesepahaman dan dukungan serta partisipasi stakeholder terhadap proyek perubahan ini.

1. Efisiensi Operasional: Administrasi digital mengotomatisasi banyak tugas administratif rutin, mengurangi  kegiatan  manual yang memakan waktu. Ini mengarah pada peningkatan efisiensi operasional, menghemat waktu, dan  mengurangi kesalahan manusia. Dengan mengurangi beban tugas administratif, individu dapat fokus pada tugas yang lebih penting dan bernilai tambah.

2. Penghematan Biaya: Mengadopsi administrasi digital dapat mengurangi biaya operasional jangka panjang. Penggunaan kertas, printer, fotokopi, dan pengiriman surat dapat berkurang secara signifikan.

3. Digitalisasi dokumen juga mengurangi biaya penyimpanan fisik dan pengelolaan ruang. Selain itu, dengan efisiensi yang meningkat, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya manusia dan finansial secara lebih optimal.

4. Akses Mudah dan Kolaborasi: Administrasi digital memungkinkan akses yang mudah dan cepat ke informasi dan dokumen yang diperlukan. Data dapat diakses secara real-time melalui penyimpanan digital dan berbagi file online. Ini memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim yang bekerja secara terpisah, baik di dalam organisasi maupun dengan pihak eksternal. Alat kolaborasi online juga memungkinkan komunikasi yang lebih efisien dan kolaborasi yang lebih baik.

5. Keamanan dan Perlindungan Data: Administrasi digital memungkinkan implementasi langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif. Data dapat dienkripsi, akses dapat dikendalikan, dan cadangan (backup) dapat dibuat secara rutin. Selain itu, dengan menggunakan solusi administrasi digital, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik dapat dikurangi.

6. Mobilitas dan Aksesibilitas: Administrasi digital memungkinkan akses dari berbagai perangkat dan lokasi. Dengan adanya akses online, individu dapat melakukan tugas administratif kapan saja dan di mana saja dengan menggunakan laptop, ponsel pintar, atau tablet. Ini memungkinkan fleksibilitas kerja dan mobilitas yang lebih besar.

Ruang lingkup pada rencana proyek perubahan ini di Diskominfo Tana Tidung, khususnya pada sekretariatan yaitu pada Sub bagian Umum dan Kepegawaian serta Sub bagian Perencanaan Program dan Keuangan sesuai pada Reformasi Birokrasi yang ketiga yaitu digitalisasi administrasi dan pemerintahan  dan tertuang dalam peraturan Presiden nomor 108 Tahun 2022 Tentang Rencana Pemerintah Tahun 2023 pada Prioritas Nasional ke-7 area ke-4 yaitu reformasi birokrasi dan tatakelola.

1) Terwujudnya pelayanan digitalisasi dengan lebih cepat, efektif, efisien serta akuntabel dalam upaya reformasi birokrasi dan dijadikan satu parameter kinerja dalam melaksanakan tugas dan fungsi administratif terkait dengan pelayanan terhadap tamu dengan aplikasi buku tamu digital dan aplikasi surat masuk dan surat keluar secara elektronik.

2) Kinerja organisasi diharapkan dapat meningkat dan dijadikan sumber data dan informasi dalam rangka mendukung kinerja unit organisasi Sekretariat pada Diskominfo  Kabupaten Tana Tidung.(**)